Cómo hacer la transición de MS Office a LibreOffice

Porjavier

Cómo hacer la transición de MS Office a LibreOffice

Microsoft Office se ha hecho indispensable para cualquier empresa o profesional que quiera desarrollar su negocio. La inmensa mayoría de los usuarios de ofimática, conocen la existencia de otros productos tales como; OpenOffice y LibreOffice, pero ya bien sea por pereza o por “después de haber aprendido éste, ahora cambiar a otro,…”, “no tengo tiempo”.

Los usuarios deben saber:

1.- LibreOffice es ofrecida en forma de software libre, bajo licencia LGPLv3

2.- Microsoft Office, se trata de una herramienta que viene preinstalada en todas las máquinas, inclusive los ordenadores domésticos. Contra este tipo de acuerdos comerciales globales es poco probable que herramientas tales como GIMP (editor de imágenes similar a Photoshop, pero bajo software libre), VLC (reproductor de vídeo, capaz de reproducir casi cualquier cosa, pero bajo software libre) o Firefox como navegador de Internet, puedan tener más oportunidades de competir.

En cuanto a los precios de Microsoft Office, últimamente se están entregando para dos segmentos; para el hogar y para la empresa, y en ambos segmentos tenemos pagos anuales/mensuales y pagos únicos.

3.- LibreOffice, dispone de la herramienta Draw, capaz de editar cualquier archivo PDF. Para el resto de las herramientas de LibreOffice cuenta con una aplicativo capaz de exportar cualquier fichero al formato PDF.

4.- Microsoft Office también cuenta con la posibilidad de exportar a formato PDF, pero a la hora de manipular documentos PDF tendremos que recurrir a herramientas tales como Adobe Professional.

 

Mi intención no es vender LibreOffice, sino ayudar  con la transición a todos aquellos que hallan tomado la decisión de cambiar de paquete ofimático.

¿Qué es LibreOffice?

Es un conjunto completo de herramientas  ofimáticas disponibles bajo licencia de Software Libre. El formato de archivo propio de LibreOffice es OpenDocument (ODF), un formato estándar y abierto que está siendo adoptado por gobiernos de todo el mundo como formato de archivo obligatorio para la publicación y aceptación de documentos. LibreOffice también puede abrir y guardar documentos en muchos otros formatos, incluyendo aquellos utilizados en varias versiones de Microsoft Office.

LibreOffice incluye los siguientes componentes.

Writer (procesador de textos)

Writer es una herramienta con múltiples funciones para crear cartas, libros, informes, boletines, folletos y otros documentos. Puede insertar en documentos Writer gráficos y objetos desde otros componentes. También puede exportar archivos a HTML, XHTML, XML, al Formato de Documentos Portables de Adobe (PDF) y a varios formatos de archivos de Microsoft Word. Además se conecta con su cliente de correo electrónico.

Calc (hoja de cálculo)

Calc tiene todas las características de análisis avanzado, gráficos y funciones para la toma de decisiones que se pueden esperar de una hoja de cálculo de alto desempeño. Incluye más de 300 funciones para operaciones financieras, estadísticas y matemáticas, entre otras. El Gestor de escenarios provee análisis hipotético. Calc genera diagramas en 2D y en 3D, que pueden integrarse dentro de otros documentos de LibreOffice. Puede también abrir y trabajar con documentos de Microsoft Excel y guardarlos en formato Excel. Calc puede exportar hojas de cálculo a PDF y a HTML.

Impress (presentaciones)

Impress proporciona todas las herramientas de presentación multimedia comunes, tales como efectos especiales, animación y herramientas de dibujo. Está integrado con las funciones gráficas avanzadas de los componentes de Draw y Math de LibreOffice. Las diapositivas pueden ser mejoradas con los efectos especiales de texto Fontwork, así como clips de sonido y video. Impress es compatible con archivos de formato Microsoft PowerPoint e incluso puede abrir y guardar su trabajo en numerosos formatos gráficos, incluyendo Macromedia Flash (SWF).

Draw (gráficos vectoriales)

Draw es una herramienta para creación de gráficos vectoriales que puede producir de todo, desde diagramas simples o diagramas de flujo a dibujos artísticos en 3D. Su característica de Conector inteligente le permite definir sus propios puntos de conexión. Puede utilizar Draw con el propósito de crear dibujos para utilizarlos en otros componentes de LibreOffice y puede crear sus propias imágenes prediseñadas y agregarlas a la galería. Draw puede importar gráficos de los formatos más comunes y guardarlos en más de 20 formatos, incluyendo PNG, HTML, PDF y Flash.

Base (base de datos)

Base proporciona herramientas para el trabajo diario con bases de datos dentro de una interfaz sencilla. Puede crear y editar formularios, reportes, consultas, tablas, vistas y relaciones, de manera que la gestión de una base de datos es bastante parecida a otras aplicaciones de características similares. Base proporciona varias características nuevas, tales como la habilidad de analizar y editar relaciones a partir de la vista de un diagrama. Base incorpora dos motores de bases de datos, HSQLDB y PostgreSQL. También puede utilizar dBASE, Microsoft Acces, MySQL u Oracle, o cualquier base de datos compatible con ODBC o JDBC. Base también ofrece compatibilidad con un subconjunto de ANSI-92 SQL.

Math (editor de fórmulas)

Math es el editor de fórmulas o editor de ecuaciones de LibreOffice. Puede utilizarlo para crear ecuaciones complejas que incluyan símbolos o caracteres no disponibles para el conjunto de fuentes estándar. Aunque se usa habitualmente para crear fórmulas en otros documentos, como por ejemplo archivos de Writer e Impress, Math también puede trabajar como aplicación independiente. Puede guardar fórmulas en otros documentos en formato de Lenguaje de Marcado Matemático Estándar (MathML) para incluirlas en páginas web y otros documentos que no hayan sido creados por LibreOffice.

Ventajas de LibreOffice

A continuación se detallan algunas de las ventajas de LibreOffice sobre otras suites de oficina:

  • Multiplataforma. LibreOffice se ejecuta en varias arquitecturas de hardware y en múltiples sistemas operativos, tales como Microsoft Windows, Mac OS X, Linux y Sun Solaris.
  • Amplio soporte de idiomas. La interfaz de usuario de LibreOffice, incluyendo diccionarios ortográficos, de división de palabras y de sinónimos, está disponible en más de 100 idiomas y dialectos. LibreOffice también ofrece soporte tanto para Diseño de texto complejo (Complex Text Layout CTL) como para idiomas con escritura de derecha a izquierda (Right to Left RTL), (como hindi, hebreo y árabe).

    • Todos los componentes comparten un corrector ortográfico común y otras herramientas, que se usan de manera coherente en toda la suite. Por ejemplo, las herramientas de dibujo disponibles en Writer también se encuentran en Calc, con versiones similares pero mejoradas en Impress y Draw.

    • No necesita saber qué aplicación fue utilizada para crear un archivo particular (por ejemplo, puede abrir un archivo de Draw desde Writer).

  • Compatibilidad de archivos. Además del formato nativo OpenDocument, LibreOffice incluye soporte para abrir y guardar archivos en muchos formatos comunes incluyendo Microsoft Office, HTML, XML, WordPerfect, y Lotus 1-2-3 y PDF

  • No se ata a ningún proveedor. LibreOffice utiliza OpenDocument, un formato de archivo XML (eXtensible Markup Language, Lenguaje de Marcado Extensible) desarrollado como estándar industrial por OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada). Estos archivos se pueden descomprimir fácilmente y leerse con la ayuda de cualquier editor de texto y su marco de trabajo es abierto y está publicado.

Problemas a los que nos enfrentamos en la transición

Formato de Archivos

LibreOffice no utiliza las mismas extensiones de archivos que en Microsoft Office, pero si posee la capacidad de adaptarse, de maneara que, al guardar el archivo debemos prestar atención o predefinirlo en la siguiente ventana de Opciones.

Los primeros MS Office utilizaban los formato; DOC, XLS, etc. A partir de 2007, MS Office utiliza por defecto el OpenXML, con los nuevos formatos;DOCX, XLSX, etc.

El gran problema de entre LibreOffice y MS Office es que en el paso de uno a otro se vean diferencias de formato y el mayor impacto se ve en LibreOffice.

Para solucionarlo, muchas veces habrá que evaluar si lo pasamos a PDF o lo dejamos editables.

Para pasarlo a PDF, LibreOffice dispone de un conversor a PDF sin tener que instarlar ningún complemteto como es el caso de MS Office, seleccionando desde el menú Archivo->Exportar a PDF.

En caso de que sea necesaria la edición del archivo a compartir, entonces no hay soluciones perfectas, aunque sí algunas recomendaciones a tener en cuenta. La primera y principal es guardar estos archivos en formato MS Office 97/2000/XP/2003. En mi larga experiencia usando LibreOffice, y antes que él OpenOffice, puedo decir con toda seguridad que (casi) siempre los archivos con formato DOC tienen un mejor soporte que los DOCX. Lo mismo puede decirse de los archivos XLS y los XLSX, etc. Por otra parte, si bien siempre es preferible utilizar formatos libres, MS Office incluye un soporte de archivos ODF bastante rudimentario. En conclusión, mal que nos pese, la mejor solución es guardar el archivo con el formato del viejo MS Office. Esto es, desde mi punto de vista, una tremenda paradoja puesto que LibreOffice incluye un mejor soporte para el formato privativo de MS Office, en vez del formato abierto OOXML. Pero bueno, esa es la triste realidad.

Por otra parte, como LibreOffice guarda por defecto los archivos en formato ODF, cada vez que guardamos un archivo con otro formato nos sale un cartel alertándonos de posibles problemas de compatibilidad. En caso de que esto resulte molesto y que quieras guardar siempre en formato MS Office 97/2000/XP/2003, es posible cambiar este comportamiento yendo a Herramientas > Opciones y luego Cargar/Guardar > General. Allí hay que destildar la casilla Alertarme cuando no guardo en formato ODF y en Siempre guardar como elegir MS Office 97/2000/XP/2003, como se ve en la captura a continuación.

Las macros no funcionan correctamente

El lenguaje de programación es diferente. LibreOffice usa LO-Basic, mientras que MS Office utiliza una versión reducida de Visual Basic  conocida como VBA. Si bien ambos lenguajes son muy similares, tienen sus diferencias y no son compatibles. Como si esto fuera poco, LibreOffice incluye un soporte muy básico para VBA, y MS Office no incluye ningún soporte para LO-Basic. Esto hace que las macros que se escriben en MS Office rara vez corren bien en LibreOffice, y viceversa. Por último, la documentación de LO-Basic es muy pobre, incluso en inglés.

¿Cómo solucionar el problema?

Lo único que se puede hacer es realizar la traducción de las macros a mano, lo cual puede resultar una tarea relativamente fácil en el caso de las macros más sencillas o una verdadera odisea en el caso de las macros más complicadas.

 

Otras cuestiones

Equivalencias 

 

MS LibreOffice
Word (.doc, .docx) Writer (.odt)
Excel (.xls, .xlsx) Calc (.ods)
Power Point (.ppt, .pps, .pptx) Impress (.odp)
Access (.mdb, .accdb) Base (.odb)
Visio (.vsd, .vsdx) Draw (.odg)

Instalar fuentes de Microsoft

Una de las razones por las que algunos documentos no se ven igual en Windows y en GNU/Linux es porque las fuentes utilizadas en Windows no vienen instaladas por defecto en GNU/Linux. Si bien las alternativas libres que vienen con GNU/Linux son muy similares y, algunas de ellas, incluso hasta son técnicamente superiores, no son iguales.

Allá lejos y hace tiempo, en 1996, Microsoft lanzó un “paquete de fuentes TrueType fundamentales para la web”. Estas fuentes tenían una licencia muy permisiva, por lo que cualquiera podía instalarlas. En ese entonces Microsoft quería que sus fuentes se convirtieran en los tipos de letra estándar de todo el mundo, por lo que las entregó a quienes quisieran utilizarlas. Este paquete incluye la fuentes Andale Mono, Arial, Arial Negro, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impacto, Times New Roman, Trebuchet, Verdana y Webdings. Cabe recordar que Times New Roman fue la fuente predeterminada para los documentos de Office hasta 2007.

Como instalar para distribuciones a partir de distribuciones basadas en Debian:

sudo apt-get install ttf-mscorefonts-installer

También es posible instalar las fuentes Clear Type de Microsoft. Estas fuentes son: Constantia, Corbel, Calibri, Cambria, Candara y Consolas. Calibri se convirtió en la fuente predeterminada en Microsoft Word desde la versión 2007 en adelante. Lamentablemente, Microsoft nunca lanzó estas fuentes al público, como sí lo hizo con las fuentes True Type. Sin embargo, incluyó estas fuentes como parte de su Visor de PowerPoint 2007, el cual está disponible para su descarga en forma gratuita. Aprovechando esta situación, es posible utilizar un script que descargará el Visor de PowerPoint de Microsoft, extraerá las fuentes Clear Type, y las instalará en tu sistema GNU/Linux.

Como instalar para distribuciones a partir de distribuciones basadas en Debian:

wget -O vistafonts-installer http://paste.desdelinux.net/?dl=5152

No olvides darle permisos de ejecución al archivo y luego ejecutarlo:

sudo chmod +x vistafonts-installer
 ./vistafonts-installer

Para utilizar estas fuentes por defecto en LibreOffice basta ir a Herramientas > Configuración y luego LibreOffice Writer > Fuentes Básicas, como se ve en la captura a continuación.

Espero os sirva para hacer vuestra transición.

 

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